Что я делаю · 01

Аудит бизнес-процессов

Большинство бизнес-проблем вызваны не плохими людьми и не плохими идеями. Их причина - процессы, которые никогда не были нормально спроектированы, или которые переросли своё исходное устройство, пока никто не замечал.

Что включает эта услуга

Аудит бизнес-процессов - это структурированное исследование того, как работа выполняется в вашей организации на самом деле, а не так, как это описано в регламенте или оргсхеме. Разрыв между этими двумя картинами - именно там обычно и живут проблемы.

В зависимости от ситуации это могут быть удалённые интервью и анализ документов, или работа рядом с командой и прямое наблюдение за процессом. У некоторых процессов есть чёткие владельцы и хорошая документация. У других нет ни того, ни другого - и восстановление реальной картины требует полевой работы.

Я адаптирую подход под требования ситуации. Результат всегда один: чёткая картина текущего состояния и конкретные, применимые рекомендации.

Как это работает

Определение границ

Определяем границы анализируемого процесса - точку входа, точку выхода, задействованных участников. Иногда это очевидно. Иногда требуется отдельная сессия, чтобы разобраться, что именно мы анализируем.

Исследование

Интервью с участниками процесса, анализ доступной документации, прямое наблюдение там, где это необходимо. Цель - восстановить то, что происходит на самом деле, включая обходные решения, исключения и неформальные практики, которые никогда не попадают в официальные описания.

Картирование

Текущее состояние документируется в нотации BPMN - стандартизированном визуальном формате, который делает процесс понятным как для бизнеса, так и для технических команд. Разрывы, узкие места и неоднозначности отмечаются явно.

Анализ и рекомендации

На основе карты текущего состояния я определяю, что нужно изменить и почему - с оценками трудозатрат там, где это применимо. Рекомендации приоритизируются по влиянию и реализуемости, а не по теоретическим лучшим практикам.

Передача результатов

Результаты представляются в согласованном формате - отчёт, презентация или рабочая сессия. Я провожу вас через выводы и убеждаюсь, что результат можно использовать, а не просто положить в папку.

Пример · Улучшение процесса

Процесс согласования платежей - от цепочки писем к платформе

Одна из самых распространённых неэффективностей - процесс согласования, который полностью ведётся через email. Нет журнала действий, нет видимости статуса, частые задержки из-за недоступности одного согласующего - а в данном случае абсолютно каждый запрос проходил через генерального директора вне зависимости от суммы и категории. Пример ниже показывает реальную переработку процесса согласования второстепенных расходов в розничной компании в ОАЭ.

AS-IS - текущее состояние

Каждый запрос - вне зависимости от суммы и подразделения - последовательно проходит через линейного руководителя, финансового менеджера (ручная проверка бюджета по таблице), CFO если сверх бюджета, и в конце через генерального директора. CEO получает 100% всех запросов. Каждый шаг - это составление или пересылка письма. Возврат на доработку перезапускает цепочку с начала. Среднее операционное время обработки по всем участникам: 6,2 минуты на запрос, без учёта времени ожидания в очередях.

TO-BE - переработанный процесс

Проверка бюджета автоматизирована на этапе подачи - система проверяет текущий бюджет и определяет маршрут автоматически. Стандартные запросы в рамках бюджета идут только к линейному руководителю. Запросы сверх бюджета добавляют CFO в маршрут. Согласование CEO требуется только для 25% запросов - на основе заранее определённых правил по подразделению и категории. Каждое действие - это нажатие кнопки, а не письмо. Полный журнал действий ведётся автоматически. Среднее операционное время обработки: 1,0 минута на запрос.

Ключевые изменения

Операционное время обработки снижено с 6,2 до 1,0 мин на запрос - сокращение на 84%

Нагрузка на CEO снижена со 100% до 25% всех запросов

Ручная проверка бюджета устранена - заменена автоматической проверкой системы

Полный журнал действий ведётся автоматически - нет риска подделки переписки

330 запросов/месяц · около 27 рабочих часов сэкономлено ежемесячно по всей команде

Пример · Анализ затрат и времени

Анализ временных затрат - до и после

Частью результатов аудита стал количественный анализ временных затрат по всем участникам цепочки согласования. График ниже показывает операционное время на запрос по участникам - без учёта времени на чтение, которое одинаково в обоих сценариях - и итоговую ежемесячную экономию по команде.

Время финансового менеджера сокращается наиболее драматично - с 2,5 минут (ручная проверка таблицы плюс письмо) до 0,2 минуты в среднем (автоматическая проверка, кнопка только для 20% случаев сверх бюджета). Время CEO сокращается с 1,0 минуты на каждый запрос до фактического нуля на 75% запросов. Итоговая ежемесячная экономия: около 27 рабочих часов по всей цепочке согласования.

Аудит бизнес-процессов

Что включает эта услуга

Как это работает

Процесс согласования платежей - от цепочки писем к платформе

Анализ временных затрат - до и после

Готовы к результату?