Данные и дашборды
У большинства компаний есть все необходимые данные. Проблема в том, что они живут в пяти разных местах, приходят в трёх разных форматах, и кто-то тратит два дня в неделю чтобы собрать из этого что-то читаемое.
Что включает эта услуга
Работа с данными почти всегда начинается одинаково - с набора файлов, выгрузок и таблиц, которые никому не удалось связать в единую картину. Данные о продажах из одной системы, платёжные данные из другой, операционные - из третьей. Каждые в своём формате, каждые требуют ручной обработки прежде чем из них можно извлечь что-то полезное.
Мой подход - построить единую консолидированную модель, как правило в Excel с VBA-автоматизацией, которая тянет данные из всех источников, применяет логику сверки и формирует чистый интерактивный отчёт. Сложность уходит под капот. Человек, который использует результат, просто открывает файл и получает ответы.
Я работаю преимущественно в Excel с VBA - и это осознанный выбор. Excel уже развёрнут в большинстве компаний повсеместно. Не нужно лицензировать новый софт, изучать новую систему, запускать IT-проект. Результат - инструмент, которым реально пользуются, а не дашборд, требующий специальных знаний для работы или поддержки.
Как это работает
Сверка продаж по трём независимым источникам данных
Розничная компания с 250 магазинами собирала данные о продажах из трёх отдельных систем - внутренней кассовой программы, фискальных кассовых аппаратов с облачным хранилищем и банковских терминалов с отдельными выгрузками из банка. Каждый источник использовал свой формат файлов; один был обычным текстовым файлом. Данные нужно было сверять еженедельно, и до этого проекта один бухгалтер тратил почти два полных рабочих дня каждую неделю - скачивая, переформатируя, вручную сопоставляя и формируя сводный отчёт.
Бухгалтер скачивал выгрузки из трёх систем по отдельности, вручную приводил каждую к единой структуре, затем сравнивал строку за строкой в таблице. Расхождения фиксировались вручную и сводились в отчёт. Весь процесс - от сырых выгрузок до готового отчёта - занимал около 16 рабочих часов в неделю. Ошибки при ручной обработке были обычным делом, а на реальный анализ времени практически не оставалось.
Был создан консолидированный Excel-инструмент с VBA-автоматизацией, который берёт на себя весь процесс импорта и сверки. Бухгалтер скачивает три исходных файла, помещает их в указанную папку и запускает инструмент. Он автоматически разбирает все три формата, применяет логику сверки и формирует как полный консолидированный отчёт, так и дашборд расхождений - за один запуск. Общее время от сырых файлов до готового отчёта: около одного часа, большую часть которого занимает сам шаг ручного скачивания.
Дашборд расхождений - как выглядит результат
Основным результатом стала двухслойная Excel-книга: лист консолидированных данных с возможностью детализации и сводный дашборд, показывающий статус сверки с первого взгляда. Дашборд был спроектирован чтобы сразу отвечать на один вопрос: где расхождения и насколько они велики?
Дашборд отображает матрицу магазинов и дат. Каждая ячейка показывает сумму и тип расхождения там, где оно есть, выделенную красным. Ячейки без расхождений чистые. Бухгалтер с первого взгляда видит какие магазины требуют разбора по каким датам - и переходит напрямую к исходным данным по конкретным случаям, вместо того чтобы проверять всё вручную.