Картирование и документирование процессов
Большинство бизнес-процессов существуют только в головах людей. Когда нужный человек отсутствует - процесс останавливается. Когда приходит новый сотрудник - он месяцами разбирается как всё работает. Когда нужно передать процесс, автоматизировать его или объяснить аудитору - показать нечего.
Что включает эта услуга
Картирование процессов - это работа по переводу невидимого в видимое. Речь не о поиске проблем и не о рекомендациях по улучшению - речь о создании чёткой, точной, общей картины того, как процесс работает на самом деле: кто что делает, в каком порядке, при каких условиях и кто за каждый шаг отвечает.
Поводом обычно служит одно из следующего: процесс целиком живёт в голове одного человека, и бизнес под угрозой если этот человек уйдёт. Нужно внедрить новую систему, но никто не может достаточно чётко описать текущий процесс чтобы её настроить. Приближается регуляторная проверка. Функция передаётся на аутсорсинг. Новый сотрудник должен разобраться как всё работает - без шести месяцев наблюдения за коллегами.
Результат - документация: BPMN-диаграммы процессов, письменные регламенты, матрицы ответственности - которая делает процесс понятным для любого, кто с ним работает, независимо от того, присутствовал ли он при его создании.
Как это работает
Размещение производственного заказа - картирование процесса по 5 ролям
Розничная компания нуждалась в документировании процесса размещения производственного заказа перед внедрением новой ERP-системы. Процесс охватывал пять подразделений и никогда не был формально описан. Каждый знал свою часть, но никто не имел полной картины. Проект начался со слов клиента: 'Кто-то что-то где-то делает, но я понятия не имею кто за что отвечает.' Диаграммы ниже показывают фрагмент задокументированного процесса - три последовательных этапа, каждый показан детально. Процесс сознательно показан сильно упрощенно для удобства восприятия в рамках этого сайта
Аналитик анализирует данные продаж, отбирает SKU и формирует первоначальный список заказа в виде файла Excel (Заказ v1). Файл отправляется по email закупщику, который согласовывает цену и срок поставки с производителем и добавляет их в заказ (Заказ v2). Готовый файл передаётся старшему аналитику для экономической проверки.
Старший аналитик проверяет экономику единицы относительно согласованной цены и сроков. Если заказ нецелесообразен - он возвращается закупщику на повторные переговоры, или прекращается если производитель не может выполнить пересмотренные условия. Если целесообразен - заказ передаётся в финансы для планирования платежей.
Команда координации проверяет каждый SKU в ERP. Существующие артикулы проверяются и при необходимости исправляются; новые артикулы создаются. Заказ регистрируется в ERP со всеми необходимыми статусами и атрибутами - заменяя исходный файл Excel как документ учёта.
